【日立コンサルティング】マイナンバー対応、企業の実務上のポイントとは？

「規模の大きな企業に関しては昨年から、マイナンバー制度対応に関連して声がかかっている。『具体的な提案がほしい』というところから『まず何をしたらいいか分からない』というところまで温度感はバラバラだが、2015年に入ってからは話が進んでいる。心配なのは、声すらかからない企業、具体的には中小規模の企業での対応だ」――日立コンサルティングのシニアマネージャー、山口信弥氏は、企業のマイナンバー対応状況についてこのようにコメントする。

　日立コンサルティングではマイナンバー制度の実施をにらみ、自治体でのマイナンバー対応支援に加え、民間企業に向けて「番号制度導入支援コンサルテーション」などの形で、早くから対応を支援してきた。その経験を踏まえ、タイムリミットが迫る中、企業で取り組みが必要な事柄をあらためて確認してもらった。

まずはスコープを定め、業務フローの書き出しを

　山口氏によると、まず重要なのはマイナンバー対応が必要な「スコープ」を定めることだという。どの業務でどのようにマイナンバーが関わってくるかが明らかになれば、どのような安全管理措置をとればいいのかも自ずと見えてくる。


　ただ、それが意外と面倒だ。民間企業においてマイナンバー対応が必要となる部分は、まずは人事・給与システムや経理システムだが、ここではさまざまな種類の帳票を取り扱っている。時には、積み重ねると1cmほどの厚みにもになるというドキュメントの中から、関連するものを洗い出していく必要があるそうだが、「中には、こまごまと拾いきれないものもたくさんある」という。

　加えて、源泉徴収票をはじめとする法定調書の作成一つとっても、グループ全体の人事業務をまとめて行う別会社に委託している場合もあれば、地方拠点や各支社単位で実施しているケースもある。「システム面と業務面、両方で、各拠点でやっていくのか、中央で一元的に管理するのか、大まかな方向性を定めることが重要だ」と山口氏は述べた。

　同氏のオススメは、安全管理措置を考慮して、情報を中央（本社）で一元管理すること。「分散していると、どうしても安全管理措置のレベルが均一にならない恐れがある。中央に情報を置いておいて、必要な場合にのみ見にいく仕組みがいいのではないか」。こうした方針が定まってから初めて、人事システムなど具体的にシステムにどのような回収を加えていくべきか、という話になる。

　実務上大きなポイントとなる、マイナンバー収集の際の「本人確認」も同様だ。「まずスコープごとに、業務フローを書いてみることをお勧めしたい。そうすることで、本人確認の際にはコピーをとるべきか否か、ガイドラインに違反しないプロセスは何かなど、いろいろ細かなことも分かってくる」（山口氏）。

　その上で、外部事業者も含め、「誰の番号をいつ、どう集めるか、きちんと計画を立てておかなければならない」と山口氏は述べた。

　例えば、相手によって法定調書を出すタイミングが異なることもあるし、退職予定者についても時期によってはマイナンバーの記載が不要な場合と必要になる場合が分かれてくる。「情報をいつ、どのように集めるか、時期をにらみながら検討する必要がある。マイナンバーを載せずに発行した法定調書が、突っ返される恐れもある」

2015年 4月24日
参照＠IT